راهکارها و تکنیک‌های روابط عمومی؛ چگونگی استفاده از ارتباطات سازمانی (بخش هفتم)

ارتباطات سازمانی

 در بخش ششم در  مورد ارتباط با رسانه‌ها صحبت کردیم اما ارتباطات سازمانی موضوعی مهمی است که بسیاری از زمینه‌ها را با هم ترکیب می‌کند. ارتباطات خارجی و داخلی هر دو بخشی از ارتباطات سازمان‌‌ها را تشکیل می‌دهند.

 در مورد اول به هر نوع ارتباطی گفته می شود که یک شرکت می تواند با افراد خارج از شرکت برقرار کند. به عبارت دیگر، روابط رسانه‌ای، ارتباط با مشتری و روابط با شرکت‌های دیگر است. در حالی که روابط داخلی به ارتباط یک سازمان با کارمندان خود اشاره دارد.

با این حال‌، ارتباطات سازمانی با هدف انتشار همان پیام در میان همه کانال‌ها است. بنابراین، تغییر هر جنبه از ارتباطات شرکتی زمان براست.

هدف نهایی از هر نوع ارتباط سازمانی یکنواخت سازی تصویر برند شما است. جای تعجب نیست که بسیاری از بخش‌ها در این موضوع نقش بسزایی داشته باشند. اگرچه کارایی ارتباطات سازمانی به ترکیب همه آن‌ها بستگی دارد.

مزایای ارتباطات سازمانی در چیست؟

• فضای کاری شما را تقویت می‌کند.
• روابط رسانه‌ای شما را تقویت می‌کند.
• هویت برند شما بهبود می‌بخشد.
• شهرت برند شما را ارتقا می‌دهد.
• روابط شما را با سایر مشاغل تقویت می‌کنید.
• تعامل بهتر با مشتری را ایجاد می‌کند.
• کنترل ارتباطات خارجی و داخلی را بهبود می‌بخشد.

انواع ارتباطات سازمانی

ارتباطات سازمانی به دو دسته اصلی تقسیم می شود: خارجی و داخلی. ارتباطات خارجی شامل رسانه‌ها، مشتریان و شرکای تجاری است و ارتباط داخلی با کارمندان شما ارتباط دارد.

• رسانه‌ها

امروزه روابط رسانه‌ای بسیارمهم هستند. بدون آن‌ها نمی‌توانید ازانتشارات مطبوعاتی یا کنفرانس‌های مطبوعاتی بهره مند شوید. به لطف انتشارات‌، می‌توانید تصویر شرکت خود را با عموم مردم به اشتراک بگذارید.

اگرچه نمی‌توانید دقیقاً کلماتی را که رسانه‌ها درباره نام تجاری شما می‌گویند کنترل کنید، اما می‌توانید داستان‌های مثبت تجاری را برای آن‌ها ارائه دهید. این به نوعی روشی برای کنترل نوع محتوایی است که در مورد نام تجاری شما گفته می‌شود. قطعاً بهبود تصویر و شهرت برند شما مثبت است.

• مشتری‌ها

با توجه به این واقعیت که نحوه ارتباط شما با مشتریان تعیین خواهد کرد که آیا محصولات شما را خریداری می‌کنند یا نه، ارتباطات سازمانی دراینجا حرف اول را می‌زند. با این حال، ارتباطی که ممکن است با مشتریان خود داشته باشید تنها به روابط مشتریان بستگی ندارد.

استراتژی بازاریابی شما نیز دراینجا نقش بسزایی دارد. بنابراین، هرنوع ارتباط با مشتریان شما مهم است. این موارد می‌تواند شامل تبلیغات‌، خبرنامه، بروشور، کاتالوگ، ایمیل و… باشد. با این حال، بخش بازاریابی تنها بخشی نیست که با مشتریان شما ارتباط برقرار می‌کند. مدیریت صورتحساب و پشتیبانی نیز با آنها سر و کار دارند. اما پیامی که هر یک از این سه بخش ارسال می کند باید یکسان باشد.

به همین دلیل ارتباط مناسب بین کارمندان و همچنین فضای کاری دوستانه می تواند حیاتی باشد. ارتباطی که با سرمایه گذاران، سهامداران و برند‌های دیگر برقرار می‌کنید باید عاقلانه برخورد شود. هر نوع ارتباط ، ایمیل، گزارش، نامه، مکالمه و… مهم است. در اینجا مدیریت حرفه‌ای هر نوع ارتباط واقعاً ضروری است.

• کارمندان

ارتباط داخلی با کارمندان شما نیز یک اصل اساسی در روند بهبود نام برند شما است.. فکر کنید اگر کارمندان شما بدانند چه کاری باید انجام دهند، چگونه این کار را انجام دهند و با احترام با آنها رفتار شود بهتر کار خواهد کرد. بنابراین، هرگونه ارتباطی که ممکن است لازم باشد، با آنها داشته باشید.

ارتباطات زیادی می‌توانید با کارمندان خود برقرار کنید. به عنوان مثال: جلسات کارمندان، ایمیل ها، نامه‌ها و … علاوه بر این، امروزه بیشتر شرکت‌ها از کارگران خود می خواهند که کار تیمی کنند. بنابراین، اگر می‌خواهید بیشترین بهره را ببرند و از دانش دیگران بهره مند شوند، باید فضای کار دوستانه‌ای داشته باشند.

و برای داشتن یک محیط کار خوب، داشتن یک ارتباط داخلی خوب ضروری است. علاوه بر این، تبلیغات دهان به دهان مثبت را ارتقا خواهد داد زیرا اعضای شرکت شما به خوبی در مورد نام برند شما صحبت می‌کنند.

چگونه می توان ارتباطات سازمانی خود را بهبود بخشید.

ارتباطات سازمانی برای هراستراتژی روابط عمومی ضروری است. بنابراین، لازم است که مقداری از وقت و تلاش خود را برای بهبود آن‌ها اختصاص دهید.

هنوزهم، هر تغییری در استراتژی ارتباطات شرکتی خود ایجاد کنید مدتی مورد توجه قرار نخواهد گرفت. بنابراین، مهم این است که از ابتدا ارتباطات سازمانی خود را به خوبی مدیریت کنید.

در زیر آخرین نکاتی را که می توانید برای تقویت ارتباطات شرکتی خود، چه در خارج و چه در داخل کشور استفاده کنید، خواهید یافت.

۱. فرهنگ سازمانی ایجاد کنید.

این روزها شرکت در رویدادهای سازمانی کاملاً معمول است. این نوع رویدادها مثبت هستند زیرا روابط کارمندان را تقویت می‌کنند. علاوه بر این، اگر موفقیت های خود را در کنار همکاران خود جشن بگیرید، باعث همدلی و نزدیکی بیشتر شده و انگار یک خانواده بزرگ هستید.

بسیاری از شرکت‌های بزرگ فعالیت‌های تیم سازی را تشویق می کنند زیرا جو کار خوبی ایجاد می‌شود و همچنین روابط خوبی را بین کارمندانشان ایجاد می کنند.

۲. درباره صنعت خود تحقیق کنید. درمورد زمینه فعالیت،‌اطلاع خود را به روز کنید.

مطلع بودن از آخرین تغییرات در حوزه کاری شما نیازبه مطالعه آخرین اخبار ومقالات منتشرشده است. همیشه به روز باشید زیرا اگر اطلاعات کافی از صنعت خود نداشته باشید،‌چگونه می‌خواهید ارتباطات سازمانی خود را مدیریت کنید.

 این به روز بودن علاوه بر،‌ ایجاد تفکرجدید در نوشتن و انتشار بیانیه مطبوعاتی،‌ برگزاری رویدادها و… می‌تواند به شما کمک کند.

۳. استراتژی ارتباطی شرکتی خود را ارائه دهید.

برای بهبود ارتباطات سازمانی خود، باید استراتژی ارتباطی خود را توسعه دهید.

احتمالاً بسیاری از موارد مشترک با استراتژی‌های ارتباطی سایر شرکت‌ها وجود دارد. گرچه لزوماً نباید یکسان باشد.

در صورت وجود شما باید استراتژی خود را بر اساس فعالیت‌های گذشته ایجاد کنید و ایده‌هایی را که فکر می کنید می‌تواند موثر باشد پیاده سازی کنید. با گذشت زمان می توانید هر تعداد تغییر لازم را ایجاد کنید.

۴- از اپلیکیشن‌های تلفن همراه برای ارتباطات داخلی استفاده کنید.

امروزه یکی از مرسوم ترین راه‌های ارتباط با کارمندان از طریق برنامه‌های تلفن همراه، و رسانه‌های اجتماعی است. از طرفی سازمان‌ها به سمت دورکاری کارمندان می‌رود. با این حال این یک چالش بزرگ برای ارتباط با گرفتن با سایر افراد است. اما با استفاده از اپلیکیشن‌های اارتباطب می‌توانید با آن‌ها صحبت کنید.

۶. رسانه‌های آنلاین را نادیده نگیرید.

رسانه‌های جمعی ترکیبی از رسانه‌های قدیمی و جدید هستند. بنابراین ، نادیده گرفتن هر یک می‌تواند برای برند شما منفی باشد.

اینکه از کانالهای قدیمی یا جدید برای مدیریت ارتباطات سازمانی استفاده می‌کنید، به خود شما بستگی دارد. اما، شما باید مخاطبانی را انتخاب کنید که (کارمندان، مشتریان، رسانه ها، سایر مشاغل) ترجیح می‌دهند.

امروزه‌، بیشتر افراد علاقه مند به دریافت پیام‌های خاص به صورت آنلاین هستند. به همین دلیل نمی‌توانید برای پخش پیام‌های خود، نوع کانال را فراموش کنید.

۷- برای مدیریت بحران برنامه ریزی کنید.

در هر شرکتی ممکن است مواردی رخ دهد که بتواند شرکت شما را در معرض خطر قرار دهد. بنابراین داشتن یک برنامه بحرانی کاملاً مهم است. ارتباطات سازمانی کاملاً متولی این امر نیست. اما ، از آنجا که ارتباطات سازمانی مسئول ارتباطات داخلی و خارجی شما است، داشتن یک استراتژی عاقلانه خواهد بود.

بدیهی است که بسته به موضوع، پیام و روش عمومی‌سازی آن متفاوت است. اگرچه، باید به خاطر داشته باشید که ندانستن چگونگی مدیریت اخبار منفی یا خطرناک می تواند شما را درگیر مشکلات بدتر کند.

و این همه برای روابط عمومی است، اکنون شما نه تنها با روابط رسانه‌ای و ارتباطات سازمانی، بلکه با هر نوع رابطه‌ای که ممکن است به عنوان یک نام تجاری داشته باشید نیز آشنا هستید.

منبع : https://bit.ly/2N3TYAu