راهکارها و تکنیک‌های روابط عمومی؛ وقتی اشتباهات روابط عمومی برند شما را زمین میزند… (بخش سوم)

برای تقویت و ساخت اعتبار برند خود باید سال‌ها تلاشم کنید و هزینه‌های زیادی نیز بپردازید اما همه اینها در عرض چند ثانیه می‌تواند نابود شود. به همین دلیل داشتن یک استراتژی قوی برای روابط عمومی ضروری است،‌ اما کافی نیست. همیشه باید انتظار این را داشته باشید که ممکن است مشکلات غیرمنتظره‌ای رخ دهد،‌ پس علاوه به پایبندی به استراتژی خود همیشه برای مسائل دیگر نیز آماده باشید.

در بخش دوم در مورد برگزاری یک کمپین روابط عمومی موفق صحبت کردیم. در ادامه به ۸ اشتباهات در روابط عمومی که قطعا باعث نابودی برند شما خواهد شد می‌پردازیم. پس مراقب باشید!

۱. زمان بندی ضعیف

 جای تعجب نیست که در روابط عمومی برنامه‌ریزی از قبل بسیار مهم است. بنابراین، اگر می‌خواهید رسانه ها اطلاعیه‌های مطبوعاتی و بیانیه‌های شما را به موقع منتشرکنند، باید زمان‌بندی مناسب برای این کار تنظیم کنید.

بعضی از کانال‌ها به صورت روزانه اطلاعات را منتشر می‌کنند مانند روزنامه‌ها و …، بعضی به صورت هفتگی مانند مجله‌ها و… و  کانال‌های آنلاین مانند شبکه‌های اجتماعی یا وبلاگ‌ها بطور منظم اطلاعات را به روز رسانی می‌کنند. بنابراین، بسته به کانال مورد نظر برای انتشار محتوای خود، شما باید آماده ارائه محتوا در زمان مناسب برای آن‌ها باشید.

۲. بیانیه‌های مطبوعاتی مشکل نگارشی دارد.

یکی دیگر از اشتباهات معمول در روابط عمومی زمانی است که، یک بیانیه مطبوعاتی در مورد برند خود منتشر می‌کنید و در آن نکات نگارشی و ساختاری مانند: طولانی بودن بیش از اندازه،‌ لحن بیان بد،‌ جملات نامتناسب،‌ وجود غلط‌های املایی،‌ استفاده از اصطلاحات نادرست و….  رعایت نشده باشد.

برای حل این مشکل قبل از انتشار آن را به افراد با تجربه در ویراستاری ارسال کنید و از آن‌ها کمک بگیرید.

۳. عدم برنامه ریزی

در استراتژ‌ی‌های روابط عمومی مانند هر کار دیگری داشتن برنامه‌ریزی از قبل ضروری است. شما باید بدانید که چه مسیری را دنبال می‌کنید و هر یک از مراحل استراتژی خود را چگونه قرار است اجرا نمائید. علاوه بر این، در صورت رخ دادن اتفاقی خارج از برنامه باید توانایی تغییر و طراحی یک برنامه جایگزین را داشته باشید. عدم داشتن یک برنامه مشخص ممکن است در روابط عمومی باعث فاجعه‌ای جبران ناپذیر شود. درواقع، ممکن است به هر دلیلی تصمیم بگیرید استراتژی یا بخشی از آن را تغییر دهید. بنابراین، بسیار مهم است که همیشه بدانید کجا هستید و چه چیزی باید تغییر کند.

۴. پیگیری ضعیف

هرچند غیر قابل‌باور به نظر می‌رسد، بسیاری از برندها به دلیل پیگیری ضعیفی که از مشتریان خود دارند، فرصت‌های زیادی را از دست می‌دهند. اگر مطلبی در مطبوعات، شبکه‌های اجتماعی،سایت و … منتشر می‌کنید، باید به سوالات مخاطبین پاسخ دهید و پیگر آن‌ها باشید.

۵. استفاده از روش‌های ثابت برای انتقال پیام به مخاطبین

اگر همیشه مطالب خود را به همان روزنامه‌ها، ایستگاه‌های رادیویی، کانال‌های تلویزیونی و…  بفرستید، برای عقب نبودن از رقبا باید به دنبال راه‌های جدیدی نیز باشید تا پیام شما به تعداد بیشتری از مخاطبان شما برسد. یکی از بهترین روش‌هایی‌ که متخصصین این حوزه آن را بسیار پیشنهاد می‌کنند استفاده از رپورتاژآگهی است. از دلایل عمده محبوب بود آن می‌توان به دائمی بودن و اعتبار بالای به دلیل انتشار در معتبرترین رسانه ها،‌ و انتقال پیام به مخاطبین هدف  نام برد.

۶. کمبود کمک

برخی از شرکت ها برای عملی کردن استراتژی روابط عمومی خود هزینه های زیادی را صرف همکاری با آژانس های پرهزینه روابط عمومی می‌کنند. با این حال، دیگران ترجیح می‌دهند کاری با این نوع سازمان‌ها نداشته باشند.

هر دوی این رویکردها اشتباه است. آژانس‌های روابط عمومی برای کمک به شما در مورد موضوعاتی که به نظر شما پیچیده است و نیاز به کمک یا مشاوره دارید،هستند. اگر برای همه چیز به آنها اعتماد کنید، باید هزینه‌های زیادی را پرداخت کنید اگر از آژانس‌‎‌های روابط عمومی استفاده نکنید، ممکن است با مشکلات زیادی مواجه شوید. در واقع، بهترین روش این است که هر زمان لازم شد از آژانس‌‎‌های روابط عمومی استفاده کنید. بنابراین، شما باید تعادلی مناسب برای استفاده از آن‌ها و انجام امور توسط خود برای بهبود نام برند خود پیدا کنید.

۷. مدیریت نامناسب نظرات منفی در مورد برند.

عدم دانستن اینکه هنگام دریافت نظرات منفی چه کاری باید انجام دهید می‌تواند برای برند شما کشنده باشد. دیر یا زود نظرات منفی دریافت خواهید کرد و دانستن نحوه مدیریت این شرایط امری ضروری است.

بدیهی است که نباید آن‌ها را نادیده بگیرید. نباید خود را ببازید پس آنچه شما باید انجام دهید این است که در صورت نیاز عذرخواهی کنید. سپس در مورد مشکل پیش آماده صادقانه توضیح دهید، و در آخر، سعی کنید راه حلی برای مشکل ارائه دهید.

با این کار نشان خواهید داد که به مخاطبین خود اهمیت می‌دهید. و همچنین، اینکه شما از بازخورد آن‌ها قدردانی می‌کنید و برای حل مشکلات اقدام خواهید کرد.

۸. استفاده از یک لحن ثابت برای ارائه پیام در تمامی کانال‌های ارتباطی

بسته به کانالی که می خواهید پیام خود را در آن منتقل کنید، باید از یک لحن یا روش خاص استفاده کنید. وقتی که شما برای روزنامه یک بیانیه مطبوعاتی ارسال می‌کنید نباید همانند مطلبی باشد که در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک می‌گذارید.

این روزها استفاده از سبک لحن محاوره‌ای بسیار تاثیرگذار است و مخاطبین احساس نزدیکی بیشتری با برند شما خواهند کرد.

بسیار مهم است که با مشکلات روابط عمومی آشنا شوید، اما همچنین باید بدانید که چگونه استراتژی ایجاد یک کمپین روابط عمومی موفق را باید مدیریت کنید و چگونه می‌توانید با مخاطب مورد نظر خود ارتباط برقرار کنید. اکنون، شما می‌توانید همه این کارها را انجام دهید!