مدیریت زمان جزو مهم ترین اصولی است که هر شخص باید در زندگی خود به آن پایبند باشد. فرقی نمی کند شما مدیر یک مجموعه شرکت های زنجیره ای باشید یا کارمند معمولی یک اداره ی دولتی؛ ورزشکاری حرفه ای باشید یا معلم یک دبیرستان. باید زمان خود را مدیریت کنید.
بیشتر بخوانید: چگونه شخصیت کاریزماتیک داشته باشیم؟
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان یعنی استفاده آگاهانه و هدفمند از زمان برای انجام مؤثرتر کارها و رسیدن به اهداف شخصی یا شغلی. در واقع، مهارت مدیریت زمان به ما کمک می‌کند بین وظایف مختلف تعادل برقرار کنیم، اولویت‌ها را بشناسیم و از اتلاف وقت جلوگیری کنیم. با برنامه‌ریزی، تعیین اولویت‌ها، تعیین مهلت برای انجام کارها و پرهیز از حواس‌پرتی‌ها، می‌توان بازدهی را افزایش داد و استرس را کاهش داد. مدیریت زمان فقط انجام سریع‌تر کارها نیست، بلکه انجام درستِ کارهای مهم در زمان مناسب است. افرادی که این مهارت را دارند، کنترل بیشتری بر زندگی و اهداف خود دارند و بهتر می‌توانند بین کار، استراحت و زندگی شخصی تعادل برقرار کنند.
۵ روش برای مدیریت بهتر زمان
پیدا کردن روشی که به کمک آنها بتوانید بهتر وقت‌تان را مدیریت کنید، به شخصیت، توانایی خودانگیزشی و نظم شخصی شما بستگی دارد. در ادامه به چند روش موثر برای مدیریت زمان اشاره می‌کنیم.
کارهایتان را اولویت بندی کنید
مدیریت مور زمان مستلزم این است که بین کارهای مهم و ضروری و کارهای نه چندان مهم، تمایز قائل شوید. می‌توانید کارهایتان را به دسته‌های فوری، غیرفوری، مهم و بی اهمیت تقسیم کنید. کارهای فوری و مهم را باید در اولویت اول قرار دهید. با تمرکز بر این کارها و کنار گذاشتن کارهای غیرفوری و بی اهمیت، وقت بیشتری برای انجام کارهای مهمتر خواهید داشت.
از یک ابزار برنامه ریزی استفاده کنید
استفاده از ابزار برنامه ریزی شخصی کمک می‌کند بهره‌وری‌تان را بالا ببرید. از جمله ابزارهای برنامه ریزی که می‌توانید استفاده کنید، تقویم، اپلیکیشن‌های موبایل و نوت بوک هستند.
برنامه ریزی دقیق داشته باشید
برنامه ریزی چیزی فراتر از ثبت کارهایی است که باید انجام دهید. مطمئن شوید برای تمام کارهایی که می‌خواهید انجام دهید، وقت بگذارید. برنامه‌ریزی موثر مستلزم شناخت شما از خودتان است. باید بدانید در چه زمانی بهره‌وری بالاتری دارید و کارهای مهم را در آن زمان انجام دهید. کارهای سخت‌تر را برای وقتی بگذارید که انرژی بیشتری دارید. استراحت را حتما بین کارها درنظر بگیرید.
چند کار را با هم انجام ندهید
مطالعات روانشناسی نشان داده که انجام چند کار به صورت همزمان موجب صرفه جویی در وقت نمی‌شود و حتی نتیجه معکوس می‌دهد. کارهایتان را به نوبت و براساس اولویت بندی که کرده‌اید، به ترتیب انجام دهید. برای موفقیت در این کار، بهتر است حواس پرتی‌ها، مثل گوشی موبایل را کنار بگذارید و روی کاری که انجام می‌دهید، تمرکز کنید.
کارهایتان را عقب نیندازید
مردم اغلب به دلایل متعددی کارهایشان را به تاخیر می‌اندازند. برای اینکه کارها را عقب نیندازید، بهتر است قانون «قورباغه‌ات را قورت بده» را اجرا کنید. کارهای مهمی که انجام‌شان برایتان سخت است را اول انجام دهید و بعد به سراغ کارهای آسانتر بروید.
مدیریت تماس‌های تلفنی و ایمیل‌ها
یکی از وقت گیر ترین و یا به اصطلاح، غاصبان زمان در طول روز، تماس های تلفنی و ایمیل ها می باشند. شاید در نگاه اول این دو آنچنان مهم نباشند اما اگر مدیریت زمان مناسبی را پیش نگیرید در طول روز زمان زیادی را صرف این دو خواهید کرد. شما باید بدانید چه زمانی و به کدام تماس تلفنی پاسخ بدهید؛ باید قبل از هر تماس زمان مکالمه ی خود را پیش بینی کنید و در طول مکالمه از آن غافل نشوید. همچنین شما باید بدانید که چک کردن مکرر صندوق ورودی ایمل ها چندان کار صحیحی نیست. در عین حال با غافل شدن از آن ها، ممکن است تعداد زیادی ایمیل ناخوانده روی دستتان بماند.
اگر با تعداد زیادی پیغام صوتی و یا ایمیل های نخوانده مواجه شدید، نترسید؛ بلکه به خودتان تلنگری بزنید و روش مدریت تماس ها و ایمیل هایتان را تغییردهید. زمان عنصر مهمی است، شاید مهمتر و گران قیمت تر از طلا؛ از آن غافل نشویم.
با ما همراه باشید تا با نکات مهم برای مدیریت تماس ها و ایمیل ها آشنا شوید:
نتیجه گیری
مدیریت زمان یکی از ضروری‌ترین مهارت‌های زندگی و کار حرفه‌ای است که به ما کمک می‌کند بین اهداف، وظایف و استراحت تعادل برقرار کنیم. وقتی یاد بگیریم چگونه اولویت‌ها را مشخص کنیم، کارها را به‌موقع انجام دهیم و از حواس‌پرتی‌ها دوری کنیم، بهره‌وری ما چند برابر می‌شود و احساس آرامش بیشتری خواهیم داشت. فرقی نمی‌کند مدیر باشید یا کارمند، دانشجو باشید یا ورزشکار؛ همه ما برای رسیدن به موفقیت نیاز داریم زمان خود را به‌درستی مدیریت کنیم. یادتان باشد زمان سرمایه‌ای است که اگر از دست برود، هرگز بازنمی‌گردد. پس از همین امروز، با برنامه‌ریزی و نظم شخصی، کنترل زمان و زندگی خود را به دست بگیرید.
