خلق و نگهداری از شهرت و اعتبار خوب، یک فرآیند پیچیده بوده که نیاز به تداوم نیز دارد. بدون داشتن روابط عمومی مؤثر، جلب توجه مخاطبان هدف بسیار دشوار است و تأثیرگذاری بر عقاید و تصمیمات آنها بسیار کمتر امکان پذیر خواهد بود. اما هنگامی که رابطه با گروه هدف برقرار شود، باید این رابطه در سطح بالایی حفظ شود. این روند مشابه روابط بین فردی عمل می کند. هنگامی که دو نفر ارتباط خود را از دست می دهند، تقریباً از زندگی یکدیگر ناپدید می شوند، مهم نیست که قبلاً چقدر نزدیک بوده اند. به صورت مشابه اگر نتوانید رابطه با مخاطبان هدف را در سطح مطلوبی حفظ نمایید، همین اتفاق برای شما نیز رخ خواهد داد. روابط عمومی معقوله بسیار جامعیست. برای بهتر درک کردن آن نیاز به تعاریف جزئی‌تری داریم. ولی می‌توان گفت که بهترین راه برای تعریف روابط عمومی شناخت بهتر ابزارهایش می‌باشد. این رشته ابزارهای فراوانی دارد. در ادامه به چندی از آنها به همراه تعاریف و موارد استفاده آنها اشاره خواهیم کرد.
۱. رپورتاژ آگهی
رپورتاژ آگهی نوعی خبر سفارشی می‌باشد که اسپانسر آن شرکت یا کسب و کار است. این خبر به هدف بالا بردن اطلاعات مصرف کنندگان و بازار هدف از محصول انتشار می‌یابد. رپورتاژ آگهی، با وجود اینکه به منظور بالا بردن فروش و جلب توجه مشتریان و مصرف کنندگان به یک محصول یا یک سری خدمات انتشار می‌یابد، اما اصلا قالب تبلیغی نداشته و همین خصوصیت است که آن را به یکی از بهترین ابزارها برای روابط عمومی و بازاریابی تبدیل می‌کند. در میان کارشناسان روابط عمومی، از رپورتاژ آگهی به عنوان بهترین و در عین حال، کم هزینه‌ترین ابزار روابط عمومی یاد می‌شود زیرا از طریق ارایه یک داستان، اعتماد مشتری را جلب کرده، و بدون اینکه خود او متوجه شود، محصول را به او معرفی می‌کند. بسیاری شرکت‌ها، کوچک یا بزرگ، امروزه از رپورتاژ آگهی برای تبلیغات و تثبیت محصول استفاده می‌کنند. ( مشاهده تعرفه رپورتاژ آگهی )
۲. شرکت در رویدادها
وقتی حرف از سخنرانی به میان می‌آید، بسیاری پا پس می‌کشند. عدم برگزاری رویدادهای مختلف توسط شرکت‌ها می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد. از ترس گرفته تا عدم داشن اطلاعات کافی، همه و همه می‌توانند در این امر دخیل باشند. برای جلب توجه عموم، کارشناسان روابط عمومی هیچ رویداد عمومی و موقعیت سخنرانی در اجتماعات را از دست نمی‌دهند. این کار به آنها اجازه می‌دهد تا به صورت مستقیم و غیر مستقیم با افراد بسیار زیادی که می‌توانند مصرف کنندگان بالقوه محصولات یا خدمات یک کسب و کار باشند ارتباط برقرار کنند. البته، در کسب و کارهای کوچک، که واحد روابط عمومی کمی هزینه‌بر است، می‌توان از خدمات یک شرکت مشاور برای آموزش سخنرانی در چنین رویدادهایی به یکی از مدیران شرکت استفاده کرد. یا اینکه کل این کار را برون سپاری کرد. امروزه برون سپاری یکی از راه حل‌های بسیار مناسب برای انجام کارهاست.
۳. انتشار هفته‌نامه، بروشور، و کاتالوگ
فرستادن هفته‌نامه‌های مرتبط با محصولات یا خدمات شرکت از دیگر ابزارهایی است که یک کسب و کار می‌تواند بویسله آن نام و نشانش را بیشتر در ذهن عموم جا بیاندازد، تبلیغات کسب و کار را بنماید، با مشتریان ارتباط برقرار کند، و آنها را بهتر و راحت‌تر در جریان محصولات یا خدمات جدید قرار دهد. بازاریابان از هفته‌نامه برای تبلیغ محصولات استفاده می‌کنند اما روابط عمومی از این ابزار برای خبررسانی در مورد شرکت بهره می‌برد. باید گفت که با به اشتراک گذاشتن اخبار و اطلاعاتی در مورد شرکت، اطلاعاتی که ممکن است برای خوانندگان جالب باشد، واحد روابط عمومی مشتریان قدیمی را حفظ کرده و مشتریان جدیدی نیز برای کسب و کار جذب می‌کند. با طراحی بروشورهای جذاب همچنین می‌توانید اعتماد مشتریان را به خود بیشتر از پیش جلب کنید. این امر در نهایت به بالا رفتن ترافیک سایتتان منجر خواهد شد.
۴. بلاگ‌ها و شبکه‌های اجتماعی
صاحبان کسب و کار و کارشناسان روابط عمومی همچنین می‌توانند از طریق بلاگ‌ها برای شناساندن نام خود به کاربران آنلاین (یک بازار بالقوه دیگر) استفاده کنند. اخیرا روشی هم استفاده می‌شود به نام میکروبلاگینگ. این کار به آنها اجازه می‌دهد رابطه‌ای با خوانندگان هدف برقرار کنند و نه تنها به آنها اطلاعات بدهند، بلکه حتی بازخورد مستقیم از آنها بگیرند. همچنین می‌توان از شبکه‌های اجتماعی به این منظور بهره جست. شبکه‌های اجتماعی برای برقراری ارتباط دوطرفه و مستقیم با عموم مردم، مصرف کنندگان، سرمایه‌گذاران، و دیگر گروه‌های هدف مناسب هستند. در شبکه‌های اجتماعی، شما به راحتی دیگر رسانه‌ها را دور زده و مستقیم به سراغ مشتری می‌روید. در شبکه‌هایی مثل فیسبوک و توییتر، شما به راحتی ترافیک را به سمت خود می‌کشید. در این بین، روزنامه‌نگارانی هم هستند که شما را دنبال کنند و این خیلی خوب است.در این شبکه‌ها همچنین امکان این را خواهید داشت که به سرعت به ابهامات و مشکلات پاسخ دهید.
۵. خبرنامه ها
ارسال خبرنامه – اطلاعات مربوط به سازمان یا محصولات و خدمات آن – مستقیماً برای مخاطبان هدف، روشی متداول برای ایجاد و حفظ رابطه محکم با مردم است. خبرنامه هایی که محصولات تبلیغاتی را ارائه می دهند نیز یک استراتژی متداول بازاریابی هستند، اما متخصصان روابط عمومی از آن برای به اشتراک گذاشتن اخبار و اطلاعات عمومی استفاده می کنند که ممکن است مورد توجه مخاطبان هدف قرار داشته باشد و نه صرفاً تبلیغ محصولات / خدمات.
منبع: مرجع تخصصی خدمات روابط عمومی